作業効率UP!個人事業主/フリーランス向けG Suite 活用方法

2017/08/13

個人事業主やフリーランスで独立をされる際に、是非とも活用していただきたいツール『G Suite(旧称:Google Apps for Business)』の活用方法をご紹介いたします。

 

G Suiteをマスターすれば、クラウドベースでのお仕事の際に必要な、メール管理、スケジュール管理、ファイル管理などが1つのGoogleアカウントで効率よく管理が出来、非常に便利になります。

【グループウェアとは?G Suiteって何?】

G Suite(旧称:Google Apps for Business)は、Googleが提供しているクラウドベースのグループウェアツールです。

 

グループウェアとは、ネットワークを利用して組織の内部でのスケジュールやタスクなどの共有やコミュニケーションを行い、業務の効率化を行うツールの総称です。
Microsoft Office 365、サイボウズOffice10、最近ではLINE WORKSというのも登場しました。

 

G Suiteが他のグループウェアと違う点は、100%クラウドベースであるという事です。
要するに情報がGoogleサーバ上で一元化され、場所や時間、接続端末にとらわれずに仕事が出来るという事です。これにより従来の働き方を革命的に変えるほどのポテンシャルを、G Suiteは持っているのです。

 


【さすが検索のGoogle!検索機能が凄いGmail】

G Suiteの代表的なサービスGmail。フリーランスで活動するなら、まずは自身の連絡先のメールアドレスが必要です。無料版のGmailでも問題ありませんし、自身やサービスのブランディングを意識されるなら独自ドメインのビジネスアカウント(500円/月)の取得をお勧めします。

 

Gmailの凄い点はたくさんありますが、一番凄いのはメールの検索機能です。
条件付けをして過去のメールをすぐに見つける事が出来ますし、タイトルにクライアント名や、サービス名、書類名などを意図的に入れておけば、後からの検索も楽々です。

 


【手帳はもう要らない!スケジュール管理に最適なGoogleカレンダー】

Googleカレンダーはスケジュール管理の必須ツールです。1つのアカウントで複数のカレンダーを管理したり、チームのメンバーと予定を共有したり、編集権限を振り分けてスケジュール管理などが出来ます。

 

フリーランスなら自身の行動管理やスケジュール管理は非常に重要です。
Googleカレンダーで、毎日のタスクを繰り返し予定で管理したり、大事な打ち合わせを忘れないよう事前通知設定をしたり、外出先で急に入った予定を忘れないうちにすぐにスマートフォンから予定作成など、効率の良いスケジュール管理が可能です。

 


【ライティングに最適!Googleドキュメント】

いわゆるGoogle版のMicrosoft Wordといったツールです。ただWordと違いクラウドベースなので、ライティングをしながら自動でバックアップが保存され、いつでも編集履歴を確認出来ます。

また、ファイルを共有し同時に複数人でのライティング、さらにライティングの校正に便利な提案機能やコメント機能があります。h1、h2などの見出しタグも標準機能にありライティングに最適なツールといえます。

 


【経費管理や案件管理、シフト表など!Googleスプレッドシート】

いわゆるGoogle版のMicrosoft Excelです。こちらもクラウドベースのExcelといえば分かりやすいと思います。経費管理や案件管理、在庫管理など管理シートはもちろんです。

例えばアルバイトのシフト表などにも活用できます。シフト表をGoogleスプレッドシートで作成し、共有URLを発行、メールやLINE等でメンバー皆に送るだけで、リアルタイムで更新される最新のシフト表を共有できます。もちろん編集権限も付けれますので勝手に編集されてしまうなどの心配はありません。

 


【共有・共同作業が可能なファイルストレージ!Googleドライブ】

Googleの便利なファイルストレージです。ファイル管理はもちろん、ドライブ内でドキュメントやスプレッドシートを作成したり、クライアントとのファイル伝達用のフォルダを作ったり、Gmailにドライブから直接ファイルを添付したり、ドライブに保存したファイルを直接ダウンロードできる共有URLを発行したり、かなり便利です。
無料アカウントで15GBまで使えます。

 


【ビデオ通話で打ち合わせ!グループ通話も可能なチャットツールGoogleハングアウト】

フリーランスで活動していく為には自信の仕事で使う時間の効率がとても大事です。Googleハングアウトを活用すれば、クライアントの担当者やチームメンバーとグループを作り、いつでもチャットで非同期連絡、必要であれなビデオ通話で同期連絡で、時間や場所を問わず効率の良いコミュニケーションが取れます。
ビデオ通話にはMicrosoftのSkypeやLINEなどもありますが、メールで使用しているアカウントから直接チャットが出来、パソコン画面の共有、複数人でのビデオ通話といった点で、Googleハングアウトは優れています。

 


【写真や動画を無制限にバックアップ!Googleフォト】

 フリーランスで活動していく中で、InstagaramやFacebookなどのSNS運用も大事になってきます。年々スマートフォンのカメラ機能が進化していますが、Googleフォトなら高品質で無制限に保存(バックアップ)出来ます。
スマートフォンからパソコンに写真を移動、といった従来ならUSBコードを繋いだりしていたのが、クラウドベースで携帯から簡単に同期し、どこからでも自分の写真をダウンロードできます。
ドライブと同じようにアルバムを作成し複数人で共有なども可能です。

 


【ちょっとした打ち合わせや、アイデアをメモ!Google Keep】

軽い打ち合わせのメモ、ふとした瞬間に思いついたアイデアなど手軽にメモを取れるGoogle Keep。リスト形式でタスク管理などにも活用出来ます。もちろんメモ単位で共有可能です。

【まとめ】
これらの便利なGoogleアプリが一つのGoogleアカウントで一元管理が出来るG Suiteは本当に素晴らしいと思います。もちろん使用するブラウザはGogle Chromeで、自宅のデスクトップパソコンでも、外出時のノートパソコンでも、いざという時のネットカフェでも、どこからでもログインしたらすぐにアクセスできます。スマートフォンでもモバイル版のGoogleアプリがあるので、インストールしてログインしておけば、時間や場所とらわれず仕事が出来るようになります。

フリーランスで活動するにあたり、G Suiteはまさに基本装備と言っても過言ではありません。
 

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